관리회계 - 합계 수식은 대개 드래그로 만든다.
합계 수식은 대개 드래그로 만든다. 시작 셀을 잡고 끝까지 끌어내린 다음 엔터. 그때 한 칸을 더 잡거나 덜 잡는 일이 생긴다.
덜 잡으면 언젠가 티가 난다. 더 잡으면 오래 안 걸린다.
결론
경계가 붙어 있으면 한 칸의 실수가 다른 블록의 값을 끌어온다.
왜 한 칸이 위험한가
관리회계 시트는 블록이 세로로 이어진다. 매출 블록 아래 원가 블록, 그 아래 판관비 블록. 각 블록 끝에는 소계가 있다.
이때 블록과 블록이 딱 붙어 있으면, 소계 범위가 한 칸 아래로 밀리는 순간 다음 블록의 첫 줄을 끌어온다.
결과는 숫자가 조금 커지는 것뿐이다. 오류 표시는 없다. 그리고 소계가 커졌으니 총계도 같이 커지는데, 총계 역시 소계를 더한 값이라 내부적으로는 앞뒤가 맞는다.
더 잡는 실수가 덜 잡는 실수보다 나쁜 이유
범위를 덜 잡으면 항목 하나가 빠진다. 그 항목의 금액이 크면 합계가 눈에 띄게 줄어서 대사에서 걸린다.
범위를 더 잡으면 다르다. 옆 블록의 첫 줄 하나가 딸려올 뿐이라 증가폭이 작다. 대사를 다른 파일과 하는 게 아니라 이 파일 안에서만 한다면, 소계도 총계도 같이 늘어서 아무 데서도 안 걸린다.
그리고 이 실수는 수식을 복사할 때 옆으로 번진다. 한 열에서 범위를 잘못 잡고 오른쪽으로 채우면 모든 월, 모든 사업부에 같은 오류가 퍼진다. 이때는 열끼리 비교해도 안 걸린다. 전부 똑같이 틀려 있으니까.
어떻게 찾아내나
엑셀에 내장된 기능으로 대부분 잡힌다.
| 방법 | 쓰는 법 |
|---|---|
| 참조되는 셀 추적 | 수식 탭에서 소계 셀을 선택하면 범위가 화살표로 표시된다 |
| 셀 더블클릭 | 범위가 색 테두리로 표시된다. 블록 경계와 맞는지 눈으로 확인 |
| 수식 표시 | Ctrl + `(백틱)로 시트 전체 수식을 한 번에 본다 |
| 오류 검사 | 인접 셀 누락은 잡아주지만 초과는 못 잡는다 |
세 번째가 가장 빠르다. Ctrl + ` 를 누르면 모든 셀이 값 대신 수식으로 바뀐다. 소계 줄만 가로로 훑으면 범위가 들쭉날쭉한 곳이 바로 보인다. 다시 누르면 원래대로 돌아온다.
네 번째는 알아둘 만하다. 엑셀은 범위가 모자란 것은 경고하지만 넘치는 것은 경고하지 않는다. 초록색 삼각형은 누락에만 뜬다. 넘치는 쪽은 사람이 봐야 한다.
구조로 막는 법
- 블록과 블록 사이에 빈 행을 한 줄 둔다. 소계 범위에 그 빈 행을 포함시킨다
- 소계 줄은 블록 바로 아래가 아니라 빈 행 아래에 놓는다
- 블록마다 배경색을 다르게 해서 경계가 눈에 보이게 한다
- 수식을 복사하기 전에 원본 하나를 먼저 검증한다. 틀린 채 복사하면 전부 틀린다
- 총계는 소계의 합이 아니라 개별 항목 전체의 합으로 따로 한 번 더 계산해 대사한다
마지막 항목이 이 함정을 직접 잡는 장치다. 소계를 더해서 총계를 만들면 소계가 틀려도 총계가 따라 틀려서 안 걸린다. 총계를 다른 경로로 한 번 더 계산해두면 두 값이 갈라지면서 드러난다.
남는 이야기
빈 행 한 줄을 두는 건 사실 비효율이다. 화면에 들어가는 행이 줄고, 인쇄하면 페이지가 늘어난다. 그래서 파일을 예쁘게 만들려는 사람일수록 블록을 붙인다.
그런데 실수를 흡수하는 여백이라고 생각하면 계산이 달라진다. 붙여놓은 시트는 한 칸의 실수가 곧바로 값의 오류가 되지만, 빈 행이 있는 시트는 한 칸을 밀려도 0을 더할 뿐이다.
결산 파일에서 밀도는 미덕이 아니다. 매달 여러 사람이 열고 고치는 파일이라면, 촘촘한 설계보다 실수를 견디는 설계가 낫다.