인수인계 - 외부참조가 남의 PC를 보고 있을 때
연결 편집을 열어보니 참조 경로가 이렇게 생겼다.
'C:\Users\전임자이름\Desktop\결산\[원가집계.xlsx]Sheet1'!$D$12내 PC에 없는 경로다. 그런데 화면에는 숫자가 멀쩡히 떠 있다.
결론
개인 PC 경로는 그 사람이 떠나는 순간 끊어진다. 그리고 끊어진 티가 안 난다.
왜 개인 경로가 들어가나
의도한 게 아니다. 엑셀이 자동으로 넣는다.
두 파일을 동시에 열어놓고 한쪽에서 다른 쪽 셀을 클릭해 수식을 만들면, 엑셀은 그 순간 그 파일이 있던 자리를 그대로 적어넣는다. 바탕화면에서 작업했으면 바탕화면 경로가 박힌다.
그 상태로 파일을 공용 폴더에 올려도 수식 안의 경로는 안 바뀐다. 만든 사람 PC에서는 계속 잘 돌아가니 아무도 모른다.
끊어져도 숫자가 보이는 이유
엑셀은 외부 파일에서 읽어온 값을 파일 안에 저장해둔다. 연결이 끊겨도 마지막으로 읽었던 숫자를 그대로 보여준다.
그래서 이 결함은 조용히 멈춘다. 매달 숫자가 바뀌는 항목이면 몇 달 지나 이상하다고 느끼지만, 변동이 작은 항목은 몇 년을 갈 수도 있다.
파일을 열 때 뜨는 업데이트 여부를 묻는 창이 유일한 신호인데, 그것도 끊긴 경로에서는 조용히 실패하거나 사용 안 함을 한 번 누르면 다음부터 안 뜬다.
어떻게 고치나
연결 편집 창에서 원본 변경으로 새 경로를 지정하면 된다. 다만 참조가 여러 개면 하나씩 바꾸는 게 번거롭다. 이럴 때는 찾기 및 바꾸기가 빠르다.
| 단계 | 방법 |
|---|---|
| 현재 경로 확인 | 연결 편집에서 원본 경로를 복사 |
| 일괄 변경 | Ctrl+H, 찾을 내용에 옛 경로, 바꿀 내용에 새 경로 |
| 범위 지정 | 옵션에서 범위를 통합 문서, 찾는 위치를 수식으로 |
| 확인 | 다시 연결 편집을 열어 상태가 확인으로 바뀌었는지 |
세 번째가 중요하다. 기본값은 값에서 찾기라서 수식 안의 경로는 안 잡힌다. 찾는 위치를 수식으로 바꿔야 한다.
그리고 바꾸기 전에 파일을 복사해두고 작업한다. 경로를 잘못 바꾸면 전체 참조가 한 번에 깨지고, 되돌리기로 복구가 안 되는 경우가 있다.
다시 안 생기게 하려면
- 수식을 만들 때 두 파일을 모두 공용 폴더에서 열어놓고 작업한다
- 개인 PC 바탕화면이나 다운로드 폴더에서 작업하지 않는다
- 참조 파일과 참조하는 파일을 같은 폴더 또는 고정된 상위 폴더 안에 둔다
- 폴더 구조를 바꿀 일이 있으면 참조 경로부터 먼저 고친다
- 매달 파일을 열 때 업데이트 묻는 창이 뜨면 반드시 업데이트를 누른다
- 결산 시작 전에 연결 편집으로 모든 연결 상태를 한 번 확인한다
세 번째가 구조적인 해법이다. 참조하는 쪽과 참조받는 쪽이 같은 상위 폴더 안에 있으면, 폴더 전체를 옮겨도 상대 경로가 유지되는 경우가 많다. 폴더를 옮길 일이 아예 없게 만드는 것보다 이쪽이 현실적이다.
남는 이야기
이 문제의 본질은 엑셀이 아니라 파일이 개인의 것으로 만들어졌다는 데 있다.
바탕화면에서 만든 파일은 그 사람의 PC 구조를 전제로 돌아간다. 그 사람이 있는 동안에는 아무 문제가 없다. 문제는 그 파일이 조직의 결산 프로세스에 들어가는 순간 생긴다. 개인의 환경에 의존하는 도구가 조직의 업무를 떠받치게 되는 것이다.
그래서 결산 파일을 만들 때는 처음부터 누구 PC에서 열어도 똑같이 도는가를 기준으로 잡아야 한다. 혼자 쓸 파일과 넘겨줄 파일은 애초에 만드는 방식이 달라야 한다.